Zur Unterstützung der Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses im Rahmen unserer neu gegründeten Graduiertenschule „International Max Planck Research School for Modeling the Anthropocene (IMPRS-ModA)“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Person im Rahmen einer Mutterschutz- und Elternzeitvertretung als
Assistenz Nachwuchsförderung (IMPRS Officer) (w/m/d)
Erleben Sie den spannenden Alltag in einer internationalen Arbeitsumgebung und fördern Sie mit Ihren Talenten und Ihrer Leidenschaft den wissenschaftlichen Fortschritt, indem Sie zu einer guten und produktiven Arbeitsatmosphäre am Institut beitragen.
Ihre Aufgaben:
Als Teil des Teams „Nachwuchsförderung“ sind Sie eine wichtige Ansprechperson für Promovierende und unterstützen die Arbeit der Leitung der IMPRS in diesen Bereichen:
- Anlaufstelle für alle Promovierenden bei administrativen Fragen und Vermittlung an die zuständigen Stellen am Max-Planck-Institut und bei den kooperierenden Universitäten
- Anlaufstelle für internationale Promovierende (u.a. Visa-Fragen, Unterstützung im Alltag bei Behörden, Wohnungssuche, medizinischer Versorgung u.a.)
- Erfassen und Kontrolle von Daten der Promovierenden (u.a. Vertragslaufzeiten, Betreuungsvereinbarungen sowie promotionsrelevante Leistungen)
- Pflege von Kontaktdaten und Mailinglisten
- Organisation von Veranstaltungen und Exkursionen
- Öffentlichkeitsarbeit der IMPRS (z.B. Erstellung von Inhalten auf der Webseite, LinkedIn, Instagram u.a.)
- Mitwirkung bei der Alumni/ae-Arbeit (Datenbankbetreuung, Kontaktpflege, Veranstaltungsplanung u.a.)
- Vorbereitung von Forschungsaufenthalten (Reise- und Unterkunftsbuchung) sowie Reisekostenabrechnung
- Buchführung der IMPRS-Finanzen
- Protokollführung bei Meetings in englischer und deutscher Sprache
- Organisation des Büros der IMPRS (u.a. Terminplanung, Materialbestellung)
Ihr Profil:
- erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, in der Verwaltung oder angrenzenden Gebieten
- sehr gute Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch
- sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
- Serviceorientierung und freundliches Auftreten
- gutes Zeit- und Selbstmanagement
- Organisationsfähigkeiten und Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten
- Zuverlässigkeit und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
- Offenheit und Interesse am Erlernen neuer Aufgaben und Fähigkeiten
- Erfahrungen im Bereich „International Office“ (z. B. Aufenthaltsrecht, Visa-Bestimmungen)
- Erfahrungen im Projektmanagement
- Kenntnisse lokaler Strukturen und Angebote (z.B. Kinderbetreuung, Wohnraumanbieter)
- Erfahrungen im Bereich Öffentlichkeitsarbeit
Unser Angebot:
Im Rahmen der Mutterschutz- und Elternzeitvertretung startet der Vertrag am 10.08.2025 und endet am 30.09.2026. Die Arbeitszeit beträgt mindestens 20 Stunden/Woche. Bei entsprechender Verfügbarkeit können zeitweise auch bis zu 35 Stunden/Woche gearbeitet werden.
Wir bieten Ihnen ein attraktives Gehalt gemäß TVöD Bund entsprechend Ihren persönlichen Voraussetzungen bis zur EG 9a sowie eine zusätzliche Jahressonderzahlung. Sie haben Anspruch auf 30 Tage Urlaub sowie arbeitsfrei am 24. und 31.12. Wir bieten außerdem attraktive und familienfreundliche Gleitzeit- und Home-Office-Regelungen an. Die Gesundheitsfürsorge umfasst: betriebsärztliche Untersuchungen, mentale Gesundheit und Sportkurse. Eine betriebliche Altersvorsorge (VBL), ein Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket, die Möglichkeit zur Weiterbildung sowie Sprachkurse runden unser Angebot ab.
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Wir setzen uns für die Förderung von Vielfalt ein und treten aktiv gegen Vorurteile aufgrund von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung, Religion und anderen Komponenten der Identität ein. Für unser Engagement wurde unser Institut 2023 erstmalig mit dem TOTAL E-QUALITY-Prädikat ausgezeichnet.
Die Max-Planck-Gesellschaft engagiert sich für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf und ist nach dem Audit "berufundfamilie" zertifiziert.
Die Bewerbung kann in deutscher Sprache verfasst sein. Die Bewerbungsgespräche hingegen werden in deutscher und englischer Sprache geführt und sind mit einer schriftlichen Aufgabe (30 Minuten) verbunden (Gesamtzeit: ca. 75 Minuten). Voraussichtlich finden die Bewerbungsgespräche in der 28. Kalenderwoche statt.
Bitte nutzen Sie den untenstehenden Link, um Ihre Bewerbung bis zum 23.06.2025 abzuschicken.
https://bewerbermanagement.net/jobposting/238649a2f1c81af96de478ecdae52355376b09c20
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Kontakt: bock@gea.mpg.de
