Vorzimmer (m/w/d) "Abteilung 2 - Hochbau und Liegenschaften"

  • #121874
  • Kategorien Vollzeit, Teilzeit ( Anzahl 1 )
  • Verfügbar: Ab sofort
  • Veröffentlicht: seit 11.06.2024
  • Befristung: unbefristet

Das Thüringer Landesamt für Bau und Verkehr (TLBV) ist eine obere Landesbehörde im Geschäftsbereich des Thüringer Ministeriums für Infrastruktur und Landwirtschaft. Rund 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an verschiedenen Standorten in Thüringen arbeiten in den unterschiedlichsten Aufgabenbereichen rund um den staatlichen Hoch- und Straßenbau sowie den Verkehr im Freistaat Thüringen. Kommen Sie an Land und entwickeln Sie den Freistaat aktiv mit.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir am Standort Erfurt in der Abteilung 2 “Hochbau und Liegenschaften“ zur unbefristeten Einstellung ein neues Teammitglied:

Vorzimmer (m/w/d) „Abteilung 2 – Hochbau und Liegenschaften“

Kennziffer: 2.001

Ihre Aufgaben im Thüringer Landesamt für Bau und Verkehr:

  • Organisation des Arbeitsablaufs und des Geschäftsverkehrs im Vorzimmer der Abteilungsleitung, hier insbesondere
  • das Terminmanagement und -planung
  • die Dokumentenverwaltung einschließlich des Wiedervorlagemanagements (vorrangig über das Dokumentenmanagementsystem Thüringen VIS)
  • das Erledigen von Telefonaten sowie selbständige Abhandlung telefonischer Anfragen und Weiterleitung an die zuständigen Bediensteten
  • die Bearbeitung der Geschäftspost, insbesondere den Posteingang und Postausgang
  • das Zusammenstellen und Auswerten von Übersichten nach Vorgaben
  • das Erfassen von Anfragen der Referate und der Fachabteilungen
  • die Vorbereitungen von Antwortentwürfen zur Weiterleitung, Vorlage der abgestimmten Antwortentwürfe an die Abteilungsleitung sowie Versand und Ablage
  • das Anfertigen der Korrespondenz der Abteilungsleitung einschl. des Erstellens von Präsentationen nach Vorgaben
  • das Organisieren von Dienstreisen
  • allgemeine Mitarbeitertätigkeiten sowie Tätigkeiten des inneren Dienstes für die Abteilung 2 am Standort, hier insbesondere
  • Aktualisierung des Informationsangebotes der Behörde im Intranet in Zusammenarbeit mit den Referaten
  • Aktenverwaltung
  • Koordinierung des Postein- und -ausgangs am Standort
  • Verwaltung der Dienstfahrzeuge und Schlüssel
  • Bestellung und Ausgabe von Büromaterial
  • Entgegennahme und Weiterleitung von Mängelmeldung am Objekt

Das bringen Sie mit:

  • abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Rechtsanwaltsfachangestellte/-r, Kaufmann/-frau für Büromanagement, Facharbeiter/-in für Schreibtechnik oder eine inhaltlich vergleichbare abgeschlossene Berufsausbildung, z. B. in der Verwaltung oder im kaufmännischen Bereich
  • sicherer Umgang mit Informations- und Kommunikationstechnik

Das wünschen wir uns:

  • praktische Erfahrungen im Vorzimmer, am Empfang bzw. im o. g. Aufgabengebiet
  • sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise
  • verbindliches, sicheres und freundliches Auftreten
  • selbständige und organisierte Arbeitsweise

Das bieten wir:

  • unbefristete Einstellung als Tarifbeschäftigter (m/w/d) des öffentlichen Dienstes
  • flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten | Möglichkeit des Arbeitszeitausgleiches
  • Mentoren-Programm im Rahmen der Einarbeitungszeit
  • regelmäßige Fortbildungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • 30 Tage Urlaub | zusätzlich gehören Heiligabend und Silvester ganz Ihnen und Ihrer Familie
  • betriebliche Altersvorsorge (VBL)
  • vermögenswirksame Leistungen (VWL)
  • Jahressonderzahlung

Eingruppierung

Eine Eingruppierung erfolgt in Entgeltgruppe 5 TV-L.

Wir haben Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 14.07.2024.

Bitte nutzen Sie zur Bewerbung das Onlineportal INTERAMT https://interamt.de/koop/app/trefferliste?2&partner=3780

Hinweis

Eine Vollzeitbeschäftigung wird angestrebt. Unter Berücksichtigung der dienstlichen Erfordernisse ist die Tätigkeit auch für eine Teilzeitbeschäftigung geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere im Hinblick auf Lage und Umfang der Teilzeit entsprochen werden kann, ist im Einzelfall zu prüfen.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen, besonders berücksichtigt. Bitte weisen Sie uns in Ihrer Bewerbung auf eine eventuelle Schwerbehinderung hin und fügen Sie entsprechende Nachweise bei.

Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten sowie ergänzende Hinweise zum Bewerbungsverfahren im TLBV finden Sie auf unserer Webseite: https://bau-verkehr.thueringen.de/karriere/stellenausschreibungen/bewerbung-datenerhebung