Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Als Volluniversität verfügt sie über ein breites Fächerspektrum. Ihre Spitzen-forschung bündelt sie in den Profillinien Light – Life – Liberty. Sie ist eng vernetzt mit außeruniversi-tären Forschungseinrichtungen, forschenden Unternehmen und namhaften Kultureinrichtungen. Mit rund 18.000 Studierenden und mehr als 8.600 Beschäftigten prägt die Universität maßgeblich den Charakter Jenas als weltoffene und zukunftsorientierte Stadt.
Im Dezernat 2 - Finanzen und Beschaffung - der Friedrich-Schiller-Universität Jena ist zum 01.01.2024 eine Stelle als
Koordinator:in Vergabeverfahren
in Vollzeit zu besetzen.
Das Dezernat 2 - Finanzen und Beschaffung ist für die Verwaltung aller der Friedrich-Schiller-Universität Jena zur Verfügung stehenden Haushalts- und Drittmittel, den zentralen Einkauf, das Rechnungswesen und die Finanzberichterstattung für alle wissenschaftlichen und verwaltenden Einrichtungen der Universität Jena zuständig.
Ihre Aufgaben:
- Schnittstellenfunktion für die Koordinierung einzelner Verfahren durch regelmäßige Abstimmungen, Strukturierung und Herstellung von Verbindungen
- Aufbau und Pflege eines Dokumentenmanagementsystems unter Einhaltung der Anforderungen aus dem Vergabe- und Zuwendungsrecht
- Unterstützung der vergebenden Stellen bei Marktanalysen und Bedarfsermittlungen
- Revisionssichere Vor- und Nachbereitung von Vergabeverfahren auf der Vergabeplattform
- Vorbereiten und Erstellen von Auswertungen der Warengruppen (ABC-Analysen, Optimierung des Artikelstammes etc.)
- Mitarbeit beim Aufbau und der Pflege eines Lieferantenmanagements (Lieferantenstrategie, Risikomanagement, Lieferantenbewertung)
- Pflege des Vertragsmanagements
- Mitarbeit bei der Vorbereitung komplexer Vergabeverfahren für z. B. infrastrukturelle Dienstleistungen und IT
Ihr Profil:
- Erfolgreich abgeschlossene Verwaltungs- oder kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Fachkenntnisse durch mehrjährige Berufserfahrung
- Mehrjährige Erfahrung in der Projektarbeit im Umfeld einer universitären Einrichtung von Vorteil
- Umfangreiche Kenntnisse in der Dokumentation und Lenkung von projektbezogenen Dokumenten und Erfahrungen im Vertragsmanagement
- Kompetenz in Marktrecherchen und -analysen, analytische Fähigkeiten bei der Auswertung von Daten (z.B. Warengruppen) und Aufbereitung und Präsentation der Ergebnisse
- Fähigkeit zu wirtschaftlichem Denken und Arbeiten sowie zu engagierter Einarbeitung in wechselnde Themengebiete
- Kenntnisse im öffentlichen Vergaberecht (UVgO, VgV, GWB, BGB) und Grundkenntnisse des Managements von öffentlichen Zuwendungen sind von Vorteil
- Sicherer, versierter Umgang mit MS-Office-Produkten und ERP-Systemen, vorzugsweise SAP (S/4 HANA)
- Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit, sehr gute Deutschkenntnisse, die eine sichere Kommunikation mindestens auf dem Sprachniveau C1 ermöglichen
- Zuverlässigkeit gepaart mit einer strukturierten und gewissenhaften Arbeitsweise
Unser Angebot:
- Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder(TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 8 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung (Einschlägige und nachweisbare Berufserfahrung kann im Rahmen der Stufenzuordnung angemessen berücksichtigt werden.)
- Einen krisensicheren Arbeitsplatz an einer modernen und zugleich traditionsreichen Volluniversität, einschließlich eines abwechslungsreichen Tätigkeitsfeldes mit Gestaltungsspielraum bei einem der größten Arbeitgeber Thüringens
- Ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsprogramm
- Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten und vielfältigen Angeboten für Familien: Hochschul-Familienbüro (JUniFamilie) und flexible Kinderbetreuung (JUniKinder)
- Universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsportangebot
- Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL), Job-Ticket und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12
Die Einstellung erfolgt unbefristet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 31.12.2023 über unser Onlineformular.
Online Bewerbung
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