Du bist die Person, die den Bürobetrieb zusammenhält: erste Ansprechpartnerin bzw. erster Ansprechpartner fürMitarbeitende und Geschäftsführung – vor Ort und remote. Von Post und Terminen über Stammdaten, Bestellungenund Fuhrpark bis zu Messe- und Reiseorganisation läuft vieles über deinen Tisch. Klassisches Office Managementeben – mit viel Gestaltungsspielraum.
Deine Aufgabe
Office Management & Bürobetrieb- Klassische Büroorganisation: Dokumente erstellen und pflegen, scannen, digital archivieren
- Bürobestellungen und Verbrauchsmaterial – vom Angebot bis zur Lieferkontrolle
- Versorgung im Office: Getränke, Obst & Snacks für das Team
- Organisation des Montagslunch und der Mitarbeitenden-Events
- Posteingang und Postausgang inklusive Verteilung und Nachverfolgung
- Pflege der zentralen Postfächer und Kommunikationskanäle sowie Zuweisung an die Fachbereiche
- Terminkoordination und Kalendermanagement für Geschäftsführung sowie People & Organizational Development
- Vor- und Nachbereitung von Meetings, Unterlagen und Protokollen
- Erste Anlaufstelle für Mitarbeitende und Führungskräfte – im Büro und digital
- Koordination von Aus- und Weiterbildungen: Termine, Anmeldungen, Nachweise, Weiterbildungsübersicht
- Recruiting-Support: Terminierung und Begleitung von Bewerbungsgesprächen, Kommunikation mitBewerber:innen
- Organisation von Mitarbeitenden-Events und internen Formaten
- Unterstützung der Buchhaltung: Belegvorbereitung, Pflege von Bankdaten/IBAN, Gutschriften
- Support bei der Reisekostenerstattung – von der Belegprüfung bis zur Weitergabe zur Auszahlung
- Stammdatenpflege und -aktualisierung in unseren Systemen
- Fristen- und Dokumentenverwaltung, strukturierte digitale Ablage
Externe Partner, Behörden & Verträge
- Kommunikation mit Behörden, Reinigungsfirma, Sicherheitsdienst und weiteren Dienstleistern – in Abstimmungmit den zuständigen Beauftragten und/oder Geschäftsführung/Prokura
- Mitwirkung bei der Verwaltung von Verträgen und Versicherungen inklusive Fristenüberwachung
- Fuhrparkmanagement: Termine, Wartung, Tankkarten, Dokumente, Übergaben
- Messeorganisation: Hotelbuchungen, Fahrten, Reise- und Standlogistik für das Team
Das brauchst du
- Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung – Quer- und Wiedereinsteiger:innen willkommen
- Organisationstalent: Du hältst viele Themen parallel sauber im Blick und arbeitest strukturiert und selbstständig
- Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen und Freude an digitalen Tools
- Hands-on-Mentalität, Verbindlichkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Führerschein Klasse B – für Fuhrpark, Behördengänge und Besorgungen erforderlich
- Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift
- Buchhalterische Grundkenntnisse (Belege, Gutschriften, Reisekosten)
- Technikaffinität und Erfahrung mit ERP-Systemen, Buchhaltungssoftware (z. B. DATEV) und/oder Personaltools
- Erfahrung in Assistenz, Office Management oder Personaladministration
- Erfahrung in E-Commerce, Handel oder Logistik
- Grundkenntnisse in Englisch
Klingt nach dir?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung per E-Mail an jobs@luminous.cards
– gernemit Lebenslauf, kurzem Motivationsschreiben und frühestmöglichem Starttermin.
Bei Luminous Cards zählt der Mensch – unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, Behinderung oder sexueller Identität. Wir freuen uns überBewerbungen aus allen Altersgruppen und Lebensphasen.
